Fonctionnement d’une centrale de marchés
Une centrale de marchés conclut des marchés pour d’autres acheteurs potentiels. Elle définit des cahiers de charges (CSC) et mène les procédures prévues par la législation sur les marchés publics jusqu’à l’attribution des marchés à un ou plusieurs fournisseurs. Les acheteurs finaux (les pouvoirs organisateurs) restent maitres de la procédure d’achat et du choix final. Ils commandent directement auprès du fournisseur ou de l’un des fournisseurs retenus pour le marché et déterminent les commandes de fournitures ou de services. La commande est faite sur base d’un simple bon de commande, aucune procédure de marchés publics n’est nécessaire à ce stade. Les formalités ont été réalisée en amont par la centrale de marchés.
Il ne faut pas confondre une centrale de marchés avec une centrale d’achats. Une centrale d’achats dépossèderait les pouvoirs organisateurs de leur liberté d’achat et de leur responsabilité d’achat. En effet une centrale d’achats achète des fournitures ou des services pour le compte d’autres acheteurs. Une telle formule est relativement lourde et contraignante puisque la centrale d’achats doit réceptionner, stocker, payer les factures et revendre aux pouvoirs organisateurs. Dans ce scénario, chaque pouvoir organisateur n’aurait qu’un choix limité de fournitures ou de services.
Une centrale de marchés permet, au contraire, une coordination tout en laissant la décision finale de l’achat aux pouvoirs organisateurs. Elle offre également de la souplesse dans la définition des marchés : quantités, variantes, remises, options…
La responsabilité du pouvoir organisateur est d’informer les établissements qui lui rapportent de sa décision d’adhérer (ou de ne pas adhérer) à la centrale de marchés. Les établissements auront accès aux marchés si le pouvoir organisateur a posé l’acte d’adhérer à la centrale de marchés (voir le lien ‘adhésion à la centrale’) Lorsque la centrale de marchés aura conclu un marché avec un ou des fournisseurs pour un marché particulier, elle proposera des formules d’achats auxquelles les établissements adhérents pourront souscrire via la plateforme extranet du SeGEC. Chaque établissement conclura lui-même l’achat en contactant le fournisseur pour communiquer ses propres modalités (quantité, options, type de services …), et sera livré selon les modalités choisies. Il paiera directement le fournisseur. Pour les marchés complexes, l’établissement scolaire organisera un rendez-vous avec le fournisseur pour établir ses besoins. Des modèles de bon de commandes sont disponibles pour chaque marché.
Les asbl PO doivent mener une réflexion avec l’ensemble de leurs écoles lors de la décision de participer à un marché négocié par la centrale de marchés. En effet, les marchés doivent être passés à l’échelle d’un PO, la décision de participer à un marché est valable pour tous les établissements qui dépendent du PO. Par contre le PO est libre de participer à un marché négocié par la centrale et de ne PAS participer à un autre marché négocié par la centrale.
