Quelles sont les règles légales relatives au contrôle de l'utilisation des subventions de fonctionnement?
La loi du 29 mai 1959, article 35, prévoit une sanction administrative en cas de déclaration fausse ou inexacte faite dans le but d'influencer le calcul du montant des subventions.
Dans ce cas, l'établissement intéressé peut être sanctionné par la privation, par arrêté royal motivé, des subventions pendant une période n'excédant pas six mois par infraction. La restitution des sommes, qui auraient été indûment versées à titre de subvention, est exigée.
L'article 37, 2° quant à lui fait référence au contrôle de l'utilisation des subventions régit par l’A.R. du 202/08/1973.
Loi du 29 mai 1959 dite du Pacte scolaire, article 36bis
« En ce qui concerne les marchés de travaux, de fournitures et de services se rapportant à des dépenses qui sont couvertes, en tout ou en partie, à l’aide des subventions de fonctionnement, des subventions à la construction ou des subventions en intérêt, les pouvoirs organisateurs sont tenus de passer les marchés suivant la procédure et dans les conditions en vigueur à l’Etat ».
Loi du 29 mai 1959 dite du Pacte scolaire, article 37
« Tout pouvoir organisateur peut transférer au maximum 5% de sa subvention de fonctionnement à un autre pouvoir organisateur du même réseau qui est tenu de l’utiliser dans le respect des conditions visées à l’article 31, § 1er et §§ 4 à 7. »
Arrêté Royal du 2 août 1973 relatif au contrôle de l'emploi des subventions de fonctionnement et d'équipement.
1 - Une comptabilité doit être tenue par établissement d'enseignement.
Un établissement d'enseignement est un ensemble pédagogique qui comprend un ou plusieurs niveaux d'enseignement dépendant du même PO.
Il faut que:
- soit tous les niveaux d'enseignement soient dans un même ensemble de bâtiments, qu'il y ait un ou plusieurs chefs d'établissement ;
- soit tous les niveaux d'enseignement soient dans un même ensemble de bâtiments ou non, avec un seul chef d'établissement.
Si l'ensemble pédagogique est constitué de plusieurs niveaux d'enseignement, la centralisation de la comptabilité va amener à devoir opérer une distinction entre:
- dépenses communes qui doivent être ventilées en fin d'exercice au prorata de la part de chaque niveau dans le total des subventions de fonctionnement ;
- dépenses propres à un niveau ou un type d'enseignement pour lequel est accordée une subvention différente.
Toute dérogation à ces règles de base doit faire l'objet d'un accord du Ministre.
Commentaire:
Si une école a plusieurs lieux d'implantation et une seule direction, elle ne peut présenter qu’une seule comptabilité. Ceci n’empêche aucunement la tenue d’une comptabilité par implantation. Dans ce cas, il suffit de regrouper ces différents « dossiers » en fin d'exercice afin de présenter une situation consolidée.
En ce qui concerne la ventilation des dépenses communes, il est à noter que le critère repris dans l'AR (au prorata des subventions de fonctionnement) ne correspond pas forcément à la réalité. Dans la mesure où ils sont acceptés par les vérificateurs, d'autres critères pourraient être utilisés : superficie des bâtiments, nombre d'élèves...
2 - L'année comptable correspond à l'année civile.
3 - Documents à tenir :
- Journal relatif aux frais de fonctionnement et d'équipement
- Livre de caisse
- Livre relatif au compte banque
L'inscription des opérations doit se faire par ordre chronologique.
Commentaire :
Les dépenses doivent être payées par le compte bancaire choisi par le PO et destiné aussi à recevoir les subventions de fonctionnement. Ce compte peut être approvisionné par un compte tiers dans la mesure où les recettes sont insuffisantes pour effectuer les dépenses de fonctionnement.
Commentaire :
Suite à l’entrée en vigueur de la nouvelle loi sur les ASBL et aux obligations comptables qui incombent aux pouvoirs organisateurs, il est entendu que chaque pièce sera numérotée dans l’ordre chronologique de son inscription dans le document comptable (journal spécifique) adéquat. Il n’y a donc plus d’obligation à tenir un journal spécifique aux frais de fonctionnement.
Cependant dans un souci de clarté des ressources et des emplois « subventions » et « hors subventions », il semble opportun de tenir deux journaux d’entrée : l’un relatif aux achats imputables aux subventions, l’autre concernant les achats réalisés sur fonds propres. Dans le même ordre d’idée, on tiendra alors deux journaux de sorties et deux comptes bancaires.
4 - Les documents doivent être conservés pendant 5 ans.
Commentaire: Le fisc exige de conserver les documents pendant 10 ans.
5 - Dans le livre financier sont indiquées:
- toutes les subventions versées par l'Etat;
- les subventions des provinces et communes autorisées par l'article 33 de la loi du 29 mai 1959 : tutelle sanitaire et avantages sociaux ;
- autres recettes.
Commentaire:
Exemple: les intérêts perçus sur les placements des subventions doivent être enregistrés comme recettes « autres» et ajoutés aux subventions de fonctionnement.
6 - Les recettes non utilisées en fin d'exercice doivent être reportées à l'exercice suivant.
Commentaire:
Le décompte final prévoit le report des soldes favorables et défavorables des années antérieures.
7 - Le matériel acquis à l'aide des subventions ne peut être revendu qu'avec l'autorisation du Ministre.
8 – Un inventaire permanent est tenu de toutes les acquisitions selon le modèle formant l’annexe 2.
Un fichier Excel permet la tenue du livre des inventaires ainsi que la mise à jour des tableaux d’amortissement.
Consulter les textes légaux relatifs aux subventions.
